Dans un contexte économique où la maîtrise des coûts devient un enjeu majeur pour les entreprises, la gestion des notes de frais reste un sujet sensible. La complexité administrative et les erreurs fréquentes peuvent entraîner des pertes de temps conséquentes et des tensions entre les salariés et les services financiers. Cleemy, solution de gestion des notes de frais, s’impose comme un catalyseur d’innovation pour optimiser ce processus. En 2026, elle facilite la digitalisation, l’automatisation des flux de dépenses et garantit une conformité fiscale renforcée. Cette avancée technologique redéfinit la relation entre collaborateurs, managers et comptabilité, transformant un parcours habituellement fastidieux en un exercice fluide et transparent.
En 2026, les entreprises se tournent vers des outils capables d’intégrer parfaitement leurs besoins propres tout en offrant une interface accessible. Cleemy répond à cette demande avec une gamme de fonctionnalités qui couvrent l’extraction automatique des données des justificatifs, la validation simplifiée, jusqu’à la génération d’écritures comptables. De plus, son adaptabilité géographique et multi-devises en fait une solution idéale pour les organisations à vocation internationale. Cette transformation digitale simplifie non seulement la vie des utilisateurs mais offre aussi aux directions financières un tableau de bord clair pour le pilotage des dépenses et l’établissement de rapports financiers précis en temps réel.
L’année 2026 marque une étape décisive. L’automatisation intelligente de Cleemy s’appuie sur des innovations en reconnaissance optique et sur une connectivité bancaire avancée, garantissant une réduction drastique des erreurs humaines et un gain de temps massif. Les outils combinent sécurité, conformité légale et confort d’utilisation, renforçant ainsi la confiance des entreprises dans la digitalisation de leurs processus. Les entreprises qui adoptent Cleemy profitent également d’un accompagnement personnalisé avec une intégration fluide dans leurs systèmes existants, ce qui en fait une solution indispensable pour une gestion optimisée et sereine des notes de frais.
En bref :
- Automatisation complète de la saisie et de la validation des notes de frais grâce à la reconnaissance optique (OCR).
- Tarification flexible adaptée à la taille des entreprises, de la PME aux grands groupes.
- Conformité fiscale assurée avec archivage électronique sécurisé et signature électronique des justificatifs.
- Intégration bancaire et gestion des paiements simplifiées via partenariat avec la fintech Swan.
- Interface multilingue et gestion multi-devises pour les entreprises internationales.
- Réduction drastique du temps administratif et des erreurs grâce à l’automatisation des flux de dépenses.
- Soutien client personnalisé avec démo gratuite et accompagnement dédié.
Tarification et accessibilité : optimiser l’investissement dans la gestion des notes de frais avec Cleemy
La maîtrise des coûts liés à la gestion des notes de frais représente un enjeu stratégique. Cleemy propose un modèle tarifaire progressif et adapté, tant pour les PME que pour les grandes entreprises. Dès 50 utilisateurs, le tarif commence à environ 6 euros par mois et par utilisateur, ce qui représente un investissement raisonnable pour disposer d’une solution complète et automatisée. Pour les entreprises dépassant les 200 utilisateurs, le coût diminue à 5,60 euros, témoignant d’une politique tarifaire pensée pour accompagner durablement la croissance des organisations.
Au-delà de 500 collaborateurs, une tarification sur-mesure est proposée, élaborée selon les spécificités et besoins propres à chaque entreprise. Ce positionnement favorise un accès à des fonctionnalités de pointe sans sacrifier la rentabilité. Par ailleurs, Cleemy propose des modules annexes tels que Cleemy Achats (à partir de 1,40 euro par utilisateur), qui enrichissent l’expérience en intégrant la gestion des commandes et des achats, ainsi qu’un module de paiement intégré offert sans coût supplémentaire. Ces options permettent une gestion globale et harmonieuse des flux financiers internes.
La structure tarifaire s’accompagne d’une interface fluide et intuitive. Cela facilite l’adoption par des équipes diverses, souvent réticentes face aux nouvelles technologies. Dans une PME de taille moyenne, par exemple, la mise en place de Cleemy peut réduire significativement le temps passé à la saisie et à la validation des frais, avec une automatisation qui limite les erreurs et améliore la traçabilité. Cette dimension est essentielle quand on sait que la gestion manuelle des frais reste la cause principale des lenteurs et erreurs administratives dans 70 % des cas selon des études sectorielles récentes.
En résumé, le rapport qualité-prix de Cleemy repose sur sa capacité à alléger la charge administrative tout en garantissant un contrôle rigoureux des dépenses. Cette approche incite les entreprises à investir dans le digital sans craindre un surcoût disproportionné, bien au contraire : une économie substantielle se profile sur le moyen terme grâce à la diminution des traitements manuels et des erreurs associées.
Automatisation et reconnaissance optique pour révolutionner la gestion notes de frais
Un des apports majeurs de Cleemy réside dans l’automatisation intelligente des tâches liées à la gestion des notes de frais, qui reste traditionnellement chronophage. Cette automatisation repose largement sur la reconnaissance optique des caractères (OCR) intégrée à l’application mobile et au logiciel. Les collaborateurs peuvent, en photographiant simplement leurs justificatifs, bénéficier d’une extraction immédiate des données essentielles : nature de la dépense, fournisseur, montants, dates et devises. Le système réduit considérablement les risques liés à la saisie manuelle, tout en accélérant le processus.
Cette technologie offre notamment des avantages pratiques lors des déplacements professionnels. Un commercial itinérant, par exemple, après un rendez-vous à Lyon, prend en photo son ticket de restaurant depuis son smartphone. Grâce à l’OCR, les informations sont automatiquement récupérées et préremplies dans une note de frais, évitant tout ressaisie fastidieuse. Le collaborateur peut compléter avec des précisions éventuelles sur le motif ou le nombre d’invités, puis soumettre sa demande via l’application en quelques clics.
Par ailleurs, les managers disposent d’un tableau de bord clair, où les règles internes de validation sont paramétrées. Le workflow automatisé leur permet d’approuver ou refuser rapidement les demandes sans accumuler de retard, facilitant la gestion de plusieurs équipes simultanément. Cette transparence améliore la communication et diminue la fréquence des erreurs liées aux refus injustifiés ou incomplets.
Le service comptable tire profit de cette automatisation en limitant drastiquement la saisie manuelle. Le rapprochement des données avec le système comptable se fait automatiquement. De plus, les écritures générées sont conformes, intégrant les règles relatives à la TVA et aux codes analytiques. Le gain de temps est ainsi palpable à chaque étape et participent à une meilleure qualité des rapports financiers présentés à la direction.
| Fonctionnalité Cleemy | Avantages pour l’entreprise | Exemple concret |
|---|---|---|
| Reconnaissance optique (OCR) | Réduction des erreurs, gain de temps dans la saisie | Photo d’un ticket de taxi prise via mobile et informations extraites automatiquement |
| Workflow de validation automatisé | Processus de validation rapide et traçable | Manager approuve la note en quelques clics, notification envoyée au collaborateur |
| Synchronisation comptable automatique | Fiabilité et conformité fiscale renforcée | Import des données dans Sage avec respect des règles TVA |
Conformité fiscale et archivage électronique sécurisés avec Cleemy
Le respect des exigences légales liées à la gestion des notes de frais est un impératif incontestable pour les entreprises, en particulier depuis l’accroissement des contrôles fiscaux. Cleemy répond parfaitement à ces attentes grâce à un dispositif d’archivage dématérialisé conforme à la réglementation française en vigueur, garantissant la valeur probante des justificatifs.
Chaque note de frais, une fois validée, est complétée d’un justificatif électronique enregistré sous forme de fichier PDF unique, signé et daté électroniquement. Cette démarche sécurise la conservation des données, évitant la dispersion ou la perte des documents papier. La signature électronique implique une intégrité totale du fichier, indispensable en cas de contrôle de l’administration fiscale. Ce processus supprime la nécessité de conserver des archives physiques, tout en facilitant les audits grâce à une recherche rapide et précise sur la plateforme.
Pour illustrer, une entreprise de services comptables utilisant Cleemy a témoigné d’une réduction des délais de contrôle fiscal de moitié. L’accès immédiat et sécurisé aux archives a permis aux inspecteurs de vérifier sans contrainte la conformité des dépenses et le respect des procédures internes. Cette dématérialisation renforce donc non seulement la sécurité juridique mais optimise aussi l’efficience des contrôles.
En plus de garantir la conformité, Cleemy offre la possibilité d’adapter les paramétrages de validation selon les règles fiscales spécifiques à chaque secteur ou région, notamment pour les organisations internationales. Cette souplesse fait de la solution un outil pertinent quel que soit le contexte administratif ou géographique.
Intégration bancaire et gestion des paiements : fluidifier les flux de dépenses
Cleemy innove aussi dans la gestion des paiements liés aux notes de frais en s’appuyant sur un partenariat stratégique avec la fintech Swan. Cette collaboration permet de proposer aux entreprises des cartes Mastercard, physiques ou virtuelles. Ces cartes sont connectées directement au logiciel Cleemy, ce qui autorise la remontée automatique des dépenses en temps réel dans le système. Ainsi, la saisie manuelle des opérations bancaires est largement évitée, assurant un suivi précis des budgets alloués.
Cette approche est particulièrement appréciée dans les entreprises qui accordent des cartes affaires à leurs collaborateurs. Par exemple, une société de conseil disposant de plusieurs consultants sur le terrain peut suivre toutes leurs dépenses en quelques clics, détecter rapidement toute anomalie et optimiser le contrôle budgétaire. Cette gestion simplifiée réduit les frictions internes et renforce la transparence.
Par ailleurs, Cleemy offre la possibilité de connecter directement les comptes bancaires de l’entreprise, compatibilité avec de nombreuses banques françaises et internationales incluses. Cela garantit une synchronisation automatique des opérations et facilite la réconciliation bancaire. L’outil de paiement, inclus gratuitement avec le logiciel, centralise tous les achats, règlements fournisseurs et abonnements, offrant un tableau de bord unique pour le suivi financier.
Enfin, la solution génère automatiquement les ordres de virements SEPA et s’interface avec les logiciels de paie pour assurer la transmission fluide et sécurisée des écritures liées aux remboursements salariés. Cette automatisation garantit une gestion harmonisée des flux financiers et un respect strict des obligations administratives et fiscales.
| Module | Fonctionnalité clé | Impact sur la gestion |
|---|---|---|
| Cartes Swan intégrées | Remontée automatique des dépenses | Réduction de la saisie manuelle, contrôle en temps réel |
| Connexion bancaire | Synchronisation des opérations | Réconciliation facilitée, vision complète du budget |
| Module paiement gratuit | Gestion centralisée des achats et règlements | Tableau de bord unique, meilleure maîtrise financière |
Cette intégration intelligente des flux financiers positionne Cleemy comme une solution clé pour une optimisation globale de la gestion des notes de frais et des dépenses professionnelles.
Accompagnement client, multilinguisme et internationalisation : les atouts Cleemy pour 2026
Au-delà de ses fonctionnalités, Cleemy affirme son engagement par un accompagnement sur mesure et un service client réactif. Pour les entreprises envisageant une implémentation, une démonstration personnalisée est proposée gratuitement. Cette étape permet de visualiser concrètement comment la solution s’adapte aux besoins spécifiques et facilite la prise en main.
Lors du déploiement, chaque client bénéficie d’un conseiller dédié. Celui-ci accompagne les paramétrages, la formation des collaborateurs et l’intégration avec les systèmes existants (ERP, logiciels comptables et paie). Ce suivi garantit un passage en douceur à la solution digitalisée sans rupture de continuité dans les processus.
Sur le plan linguistique, Cleemy supporte plusieurs langues dont le français, l’anglais, l’allemand et l’espagnol. Cette dimension multilingue facilite l’adoption par des équipes dispersées sur plusieurs pays. La conversion automatique des devises et l’application des règles fiscales locales renforcent aussi la pertinence pour les structures internationales.
Un exemple d’entreprise multinationale ayant adopté Cleemy illustre l’efficacité de cette approche : une firme industrielle implantée en Europe et en Amérique latine a vu ses délais de traitement des notes de frais divisés par trois, grâce à une gestion harmonisée et conforme pour toutes ses filiales. Tous les salariés peuvent saisir leurs dépenses dans leur langue native et dans la devise correspondante, simplifiant grandement la gestion et la consolidation des coûts au niveau groupe.
Enfin, un ensemble de ressources en ligne complète l’accompagnement : tutoriaux vidéo, FAQ, et assistance disponible via chat, téléphone ou email. Ces outils encouragent l’autonomie des utilisateurs tout en garantissant une résolution rapide des problématiques rencontrées.
Comment Cleemy facilite-t-il la saisie des notes de frais ?
Cleemy utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire automatiquement les informations des justificatifs photographiés, ce qui réduit la saisie manuelle et les erreurs associées.
Cleemy convient-il aux petites entreprises ?
Cleemy est particulièrement adapté aux entreprises de taille moyenne à grande, avec une tarification dégressive à partir de 50 utilisateurs. Les très petites structures peuvent préférer des solutions plus simples ou économiques.
La solution assure-t-elle la conformité fiscale des notes de frais ?
Oui, grâce à l’archivage électronique sécurisé avec signature électronique, Cleemy garantit la valeur probante des justificatifs conformément à la réglementation en vigueur.
Peut-on intégrer Cleemy avec les logiciels comptables ?
Cleemy s’intègre aisément aux principaux logiciels comptables et ERP, automatisant les écritures et facilitant la synchronisation des flux comptables et paie.
Quels sont les moyens d’assistance proposés par Cleemy ?
Cleemy propose un suivi personnalisé avec un conseiller dédié, une documentation en ligne complète, ainsi qu’un support client disponible en semaine via téléphone, chat ou email.